Digitale Gästemappe für Ferienwohnungen
Spätestens von der Generation Z wird sie auch erwartet. Aber was ist eine Gästemappe überhaupt? Wo liegen die Vor- und Nachteile der analogen und digitalen Variante? Und welche Anbieter gibt es? Wir fassen die wichtigsten Antworten zusammen.
Was ist eine Gästemappe?
Gästemappen nennt man im Tourismus auch Begrüßungsmappen. Sie beinhalten alle wichtigen Informationen zu einem Ferienhaus, einer Ferienwohnung oder dem gebuchten Zimmer. Das betrifft neben organisatorischen Informationen wie den Check-in- und Check-out-Zeiten und Kontaktdaten auch weitere Informationen.
Das Spektrum reicht vom Passwort für den WLAN-Zugang über die Hausregeln bis hin zu gültigen Hygienekonzepten. Gerade letztere haben sich während der Corona-Pandemie zum Standard entwickelt. Dass wir sie in Zukunft trotz abflauender Coronalage wieder loswerden, ist eher unwahrscheinlich.
Gleichzeitig bietet die Mappe für Gäste auch einen Anknüpfungspunkt für den Aufenthalt. Dabei sollte eine gute Begrüßungsmappe an die Bedürfnisse der Besucher angepasst sein. Was für Familien mit Kindern Informationsmaterial über Freizeitparks und Zoos ist, ist für Aktivurlauber wohl eher die Wander- und Radwegekarte. Genau hier spielt die digitale Gästemappe ihre Stärken aus.
Unabhängig von der Auswahl des Mediums besteht das Ziel immer, relevante Informationen zielgruppengerecht aufzuarbeiten. Sie ersetzt damit die klassische Zimmermappe aus dem Hotel. Für Vermieter von Ferienimmobilien gehört eine attraktiv gestaltete Mappe damit zu den wertvollsten Marketing-Tools. Auch für eine gute Sternebewertung, die wiederum die Wahrscheinlichkeit für weitere Buchungen erhöht.
Gästemappe: Papier oder elektronisch?
Grundsätzlich haben Vermieter einer Ferienwohnung die Möglichkeit zwischen digitalen Lösungen und Gästemappen auf Papier zu wählen. Heute stellt sich die Frage, nicht mehr, ob sie in digitaler oder analoger Form in der Ferienwohnung liegen sollte. Es gilt: Im 21. Jahrhundert ergänzen sich beide Varianten in ihren Stärken.
Das liegt auch daran, dass unterschiedliche Gäste abweichende Erwartungen stellen. Während ältere Gäste großen Wert auf den haptischen Eindruck einer physischen Mappe legen, ist dies bei jüngeren Gästen weniger der Fall. Dennoch kann eine Papiermappe auch bei jüngerem Klientel wertvolle Dienste leisten.
Durch ein hybrides Konzept z.B. über abgedruckte QR-Codes gelingt der Brückenschlag in die digitale Welt. Es bietet sich beispielsweise an, Basisinformationen abzudrucken. Der mit dem Smartphone gescannte Code führt daraufhin zu detaillierteren Informationen. Hochwertig designte Gästemappen aus Papier gehören also als Begrüßungsanker in jede Ferienwohnung. Schließlich nimmt auf die Generation Z auf der Couch gerne einmal eine Infomappe in die Hand.
Vor- und Nachteile Gästemappe aus Papier
Liegt eine klassische Gästemappe in der Ferienwohnung, ist sie meist das erste, das ein Gast wahrnimmt. Hier ist es wie bei einer Visitenkarten: Der erste Eindruck zählt. Mit einer Papiermappe in der Ferienwohnung drücken Gastgeber ein hohes Maß an Wertschätzung für ihre Gäste aus. Die Grundvoraussetzung ist aber, dass die Mappe beispielsweise auf hochwertigem Papiergedruckt ist und über einen edlen Einband verfügt. Insbesondere, wer sich bei seiner Ferienwohnung nur auf eine Papiermappe verlassen möchte, sollte die Vor- und Nachteile kennen.
Vorteile der Papiermappe
- Spricht vor allem ältere Gäste an
- Ideal für exklusive Ferienwohnungen mit hohem Preisniveau
- Bieten ein haptisches Erlebnis
- Geeignet für den Brückenschlag zwischen Offline- und Onlinewelt
Nachteile der Papiermappe
- Hohe Produktionskosten abhängig von der Anzahl der Ferienwohnungen
- Regelmäßige Aktualisierung notwendig
- Überprüfung auf Schäden wie Flecke und Eselsohren
- Beschränkt in der Präsentation von Informationen
Vor- und Nachteile Digitale Gästemappe
Die digitale Gästemappe ist die moderne Form der Gästekommunikation. Über einen QR-Code, eine App oder einen direkten Weblink können Vermieter einer Ferienwohnung Mehrwert für ihre Gäste schaffen. Sie ermöglichen die multimediale Präsentation von Informationen und je nach Anbieter sogar die direkte Kommunikation mit Gästen. Wichtiger noch: Durch das Hosting im Internet können Gäste der Ferienwohnung mit ihrem Smart-Device von überall aus darauf zugreifen. Das funktioniert sogar schon während der Anreise im Bus, Zug oder Flugzeug.
Vorteile digitaler Gästemappen
- Informationen sind dank einfacher Aktualisierung stets aktuell
- Orts- und zeitunabhängig abrufbar
- Informationen für jeden Gast mit wenig Aufwand individualisierbar
- Individuelle Ansprache von Gästen möglich
- Höhere Informationstiefe
- Multimediale Darstellungen mit Bildern, Texten und Videos
- Direkte Anknüpfung zu Buchungsangeboten für Ausflüge
- (je nach Anbieter) direkte Kontaktmöglichkeiten zu den Gästen der Ferienwohnung
- Hygienisch, da kontaktlos
- Planbare Kosten, da digitale Gästemappen nicht verschleißen
Nachteile digitale Gästemappen
- Aufbau und Pflege der Digitalinfrastruktur
- Abhängigkeit von einem Anbieter / System
- Eine analoge Rückfallebene ist trotzdem sinnvoll
- Nicht alle Feriengäste sind digitalaffin
Was ist wichtig & gehört in eine Gästemappe?
Ganz gleich, ob Sie sich für eine digitale oder analoge Mappe entscheiden - oder beides kombinieren. Wichtig ist ein einheitliches Design - in Marketingkreisen auch Corporate Design genannt. Während private Vermieter mit nur einer Ferienwohnung diesen Punkt in der Gästekommunikation weniger beachten müssen, ist er bei größeren gewerblichen Vermietern umso wichtiger.
Gleichen Sie dazu sowohl Farben und Logos als auch Bilder, Schriftarten und den Sprachstil an. Damit Ihre Gäste alle notwendigen Informationen finden, ist eine klare Struktur hilfreich. Untergliedern Sie die Gästemappe für Ihre Ferienwohnung daher in Abschnitte wie "Ihr Domizil", "Hausregeln", "Kontakte", "Reiseführer" etc. Wichtig: Stellen Sie sich als professionellen Gastgeber dar.
Eine weitere Besonderheit digitaler Gästemappen besteht in der Hinterlegung von Zusatzleistungen. Das Spektrum reicht von einem zusätzlichen Bett über die Abholung vom Flughafen bis zu buchbaren Touren. Die folgenden Informationen gehören in jedem Fall in eine vollständige Gästemappe:
- Informationen dazu, was Ihre Unterkunft so besonders macht. (Highlights)
- Lage der Wohnung
- Hintergrund zum Beherbergungsbetrieb bzw. zu Ihnen
- Hausregeln (u.a. Haustiere, Brandschutz, Rettungswege)
- Kontakt- und Notfallnummern
- Informationen zur Reiseregion
- Ausflugstipps / Reiseführer
- Fahrpläne des ÖPNV
- Nummern von Taxiunternehmen
- Wander- / Radwegekarte
- Aktueller Veranstaltungskalender
- Informationen zu zusätzlich buchbaren Dienstleistungen
Hinweis: Weitere Informationen können Sie sowohl in Gästemappen aus Papier als auch in digitaler Form ergänzen. Am einfachsten realisieren Sie eine hohe Informationsdichte mit digitalen Gästemappen.
WLAN und Landingpage für Ihre Gäste
Mobiles Internet hat zwar mittlerweile beinahe jeder Gast auf dem Smartphone. Ein zuverlässiges WLAN in der Ferienwohnung ist aber ein zusätzliches Plus. Es sorgt dafür, dass Ihre Gäste die Inhalte der digitalen Gästemappe auch auf Tablets und Notebooks in voller Größe ansehen können. Zudem ist die hohe Geschwindigkeit ideal, um aufwendige Gästemappen mit multimedialen Inhalten anzubieten.
Zudem kommt eine Ferienwohnung ohne kostenfreies WLAN für viele Gäste gar nicht mehr für eine Buchung infrage. Wichtig: Richten Sie die Startseite Ihres WLANs so ein, dass dort direkt die digitale Gästemappe erscheint. Damit tauchen Ihre Gäste unabhängig vom genutzten Gerät gleich in Ihre Gästemappe ein.
Welche Anbieter für Gästemappen gibt es?
Das Erstellen und Hosten eines eigenen Digitalangebots ist möglich aber mit Know-how, Zeit und Geld verbunden. Aus diesem Grund hält der Markt gleich mehrere Anbieter für digitale Gästemappen bereit:
Smoobu
Dieser Anbieter für digitale Gästemappen bietet ein umfangreiches Leistungspaket, das über die Präsentation von Informationen hinausgeht. Dazu gehört ein voll responsives Design für Mobilgeräte sowie die automatische Übersetzung in über 40 Sprachen. Ebenfalls Praktisch ist die Möglichkeit Bewertungen zu sammeln und direkt mit den Feriengästen zu chatten. Dank Standard-Symbolen ist das Design auch ohne umfangreiche Grafikkenntnisse möglich.
MeinGastPortal
Auch über die Gästemappe von MeinGastPortal ist ein interaktiver Gast mit den Feriengästen möglich. Ein Cloud-Speicher im Hintergrund bietet genügend Platz für Bilder, Videos und Fotos der Gästemappe. Das Design übernehmen Sie wahlweise selbst oder lassen es durch das Team des Anbieters vornehmen. Ebenfalls praktisch sind der Karten-Service in der eigenen Gästemappen-App sowie die Möglichkeit Brötchenbestellungen aufzugeben.
4D-kreativ
Der Anbieter 4D-kreativ versteht sich auf das Erstellen von hochwertigen digitalen Gästemappen zum Festpreis. Ohne monatliche Kosten bieten Sie Ihren Gästen eine umfangreiche Präsentationsmappe. Zur Verknüpfung zwischen Online- und Offline-Welt dient ein persönlich generierter QR-Code. Neben News, Infos und Hausregeln präsentieren die Gästemappen auch Veranstaltungstermine sowie verkaufsfördernde Angebot für das Crossselling.
Aplas IT
Der Anbieter Aplas IT versteht seine Gästemappen als Infotainment für die Gäste in Ihrem Ferienhaus. Neben Standardfunktionen wie einer Bildergalerie Ihres Ferienhauses und den üblichen Informationen überzeugt der Anbieter mit interessanten Zusatz-Features. Darunter die "sharemagazines"-Funktion, die digitale Magazine und Zeitungen in der Gästemappe abrufbar macht. Auch die integrierte Weiterleitung zur WLAN-Hotspot-Anmeldung ist für Feriengäste besonders praktisch.
mmp-soft
Bei der Gästemappe aus dem Hause mmp-soft füllen Sie eine interaktive App komplett mit Ihren eigenen Daten. Sie gestalten die individuelle Menüstruktur und füllen die App mit Leben. Gleichzeitig ist die App auch über Browser ohne Installation auf dem Smartphone der Gäste nutzbar. Hinzu kommen Zusatzfunktionen wie eine Kalenderfunktion und die Übermittlung von Meldungen und Tagestipps an die Gäste.
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